Vous emménagez dans un nouveau local commercial, ou, au contraire, vous le quittez ? Voilà un grand changement pour votre entreprise ! Raison de plus pour mener à bien une étape importante parmi les formalités administratives qui vous incombent : l’état des lieux de votre local commercial. Voici ce qu’il faut savoir pour une démarche sans mauvaises surprises.
L’état des lieux, une étape obligatoire
Commercial ou non, tout bail (contrat de location immobilier) donne lieu à un état des lieux d’entrée, puis de sortie. Dans le cas des baux commerciaux, l’état des lieux a été rendu obligatoire par la loi Pinel de 2014. Il s’agit donc d’une étape incontournable à prévoir lors de la planification d’un déménagement d’entreprise avec local.
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Parmi les formalités à prévoir lors d’un déménagement d’entreprise, l’état des lieux vise à constater l’état du local commercial à l’entrée et à la sortie du locataire. L’objectif : évaluer l’entretien des lieux et les travaux de rénovation potentiels. Les documents d’état des lieux, d’entrée comme de sortie, sont à conserver précieusement en cas de litige.
Bon à savoir : pour vous aider, des modèles d’état des lieux de bail commercial se trouvent facilement sur Internet.
3 éléments-clés à connaître sur l’état des lieux de votre local commercial
1. Les informations qui doivent figurer dans le document d’état des lieux
- Les coordonnées du bailleur et du locataire
- L’adresse du local commercial
- L’état détaillé de chaque pièce
- Le nombre de clés remises
- Les relevés de compteurs : compteur à gaz, compteur d’eau et compteur électrique
Pour cela, notez soigneusement les index de consommation d’énergie indiqués sur chaque compteur. Ces données vous seront nécessaires pour clôturer et/ou ouvrir vos comptes, que vous souhaitiez changer de changer de fournisseurs de gaz et/ou d’électricité, ou rester chez le même fournisseur.
Lors de l’état des lieux de votre local commercial, portez une attention particulière aux installations (peintures, sols etc.) ainsi qu’aux équipements sanitaires et de chauffage.
2. Les parties prenantes
L’état des lieux d’un local commercial doit impérativement être conclu en présence des deux parties, locataire et bailleur (ou, à défaut, un tiers mandaté). Il s’agit d’un état des lieux dit « contradictoire », à valeur juridique. Celui-ci doit être daté, paraphé et signé par les deux parties.
En cas de litige sur l’établissement de cet état des lieux, ou en cas d’absence d’une des parties, un huissier pourra être mandaté pour le réaliser. Attention ! Les frais seront alors répartis entre le bailleur et le locataire.
3. La remise en état en cas de dégradation
L’état des lieux de votre local commercial permet de limiter les litiges en cas de dégradations. Il est admis que les réparations d’usure normale sont à la charge du bailleur, mais cette règle est parfois sujette à interprétations !
Pour aller plus loin :