Christophe Ujma, responsable du service gérance / gestion locative de l’Effort Rémois – Groupe Plurial (51).
L’Effort Rémois1 a demandé à EDF Collectivités de développer une version directe du service Flux Electronique de Facturation. Quelle était votre problématique ?
EDF Collectivités nous avait présenté il y a quelques années son service Flux Electronique de Facturation (FEF). Si le service en lui-même – transmission des données de facturation par voie électronique – pouvait nous intéresser, la différence de méthode de travail entre l’Effort Rémois et EDF Collectivités constituait un frein. En effet, le service FEF est développé avec des partenaires informatiques externes, ce qui peut tout à fait convenir à des entreprises ayant fait le choix des progiciels de marché. Mais l’Effort Rémois a la particularité par rapport à d’autres organismes HLM d’avoir un progiciel métier développé et maintenu en interne. Nous tenons donc à « garder la main » sur tout ce qui transite dans notre système d’information, pour des raisons de fiabilité et de souplesse. Cette question faisait partie des thèmes régulièrement abordés avec notre interlocuteur commercial. Une visite à un autre bailleur social de la région, lui même utilisateur du service FEF, nous a permis de définir précisément notre besoin et nous avons contacté EDF Collectivités pour demander qu’une solution spécifique soit étudiée pour nous. Fin 2012, l’Effort Rémois a donné son accord de principe à EDF Collectivités sur le déploiement de cette solution Flux Electronique de Facturation direct et tout est allé très vite. Réunion de calage fin janvier 2013, phase test en août, mise en service en novembre.
Votre retour d’expérience ?
Aucun problème technique et la solution proposée par EDF Collectivités correspond exactement à notre demande. Les flux de facturation EDF arrivent chez nous en direct, sans intermédiaire, et nous les intégrons dans notre système d’information via notre propre plateforme. Toutefois, les évolutions liées à la facture (évolution/création d’un flux, de la TVA…) nécessitent une adaptation en temps réel de notre programmation pour maintenir la fluidité des échanges informatiques. L’intégration des données peut se faire plus ou moins automatiquement : certains bailleurs sociaux peuvent opter pour une intégration totale sans aucun contrôle, d’autres vont regarder chaque facture avant de l’intégrer. A l’Effort Rémois, nous avons choisi une méthode intermédiaire : un contrôle en masse qui permet de vérifier la cohérence globale, puis l’intégration automatique.
Quels sont les avantages de ce service FEF direct ?
L’Effort Rémois comptabilise 1 300 sites communs d’immeubles. Dans notre service gérance / gestion locative qui comprend 11 personnes, c’est notre assistante de gestion Florence Pitou qui a la responsabilité du contrôle des factures d’électricité. Et c’est elle aussi qui gère la facturation des loyers et des charges, la « quittance de loyer » que reçoit chacun de nos clients dans sa boîte aux lettres. Je dirai que le service Flux Electronique de Facturation direct permet à notre service de gagner entre 3 et 5 jours par mois, que Florence Pitou peut maintenant investir dans le contrôle. C’est-à-dire dans l’intelligence de notre métier, notre plus-value. Or bien contrôler la refacturation des charges communes, c’est s’assurer de la satisfaction de nos clients sur la bonne gestion de leur logement en leur présentant des comptes de charges fiables dans la durée.
Florence Pitou, assistance de gestion - service gérance / gestion locative de l’Effort Rémois
Quel impact la mise en service du Flux Electronique de Facturation direct a-t-il eu sur la gestion de votre temps ?
Avant que nous ne mettions en place le Flux Electronique de Facturation direct avec EDF Collectivités, il me fallait environ 4 journées, chaque début de mois, pour saisir les factures d’électricité. Aujourd’hui je consacre à peine une demi-journée au stockage, le bailleur social devant conserver une version papier de chaque facture pour des raisons légales.
Et sur l’évolution de votre activité ?
La saisie est un travail répétitif, stérile. Avec la mise en place du Flux Electronique de Facturation direct d’EDF Collectivités, je peux consacrer beaucoup plus de temps à des activités faisant appel à mon expérience du métier, comme les contrôles de cohérence. C’est beaucoup plus efficace pour l’équipe et plus enrichissant pour moi.
1 Filiale du groupe Plurial, l’Effort Rémois – avec une équipe d’environ 320 personnes et un parc de plus de 25 000 logements - est un des plus importants maîtres d’ouvrage de la région Champagne-Ardenne.