Parmi les 18 sites pilotes choisis par l’AIFE* pour expérimenter - six mois avant l’entrée en vigueur de la loi - la réception de leurs factures au format électronique et le portail « Chorus Pro 2017 », figure la communauté de communes de Parthenay-Gâtine (39 communes, 37 800 habitants, Deux-Sèvres). Entretien à mi-parcours avec François Gilbert, son vice-président en charge du numérique, et son directeur des systèmes d’information et des télécommunications, François Fouillet.
Trois mois après le lancement de la phase d’expérimentation de Chorus Pro 2017, quel premier bilan faites-vous ?
François Gilbert : La première phase de test – en juillet et août - s’est relativement bien passée. Les outils sont simples, intuitifs et bien pensés. Pour un fournisseur, il est facile de déposer une facture sur Chorus Pro. Nous avons testé le système avec plusieurs entreprises locales et un seul cas a nécessité notre déplacement. Nous avons même automatisé le circuit en utilisant des « API » autrement dit des programmes qui vont chercher automatiquement les factures sur Chorus Pro. Depuis la mi-septembre, nous testons également le mode de dépôt par échange de données informatisées (EDI), pour EDF notamment. Globalement, la prise en main du portail est rapide. Il y a eu bien sûr quelques dysfonctionnements, autant sur Chorus Pro que du côté de notre éditeur de logiciels mais dans l’ensemble, nous avons été agréablement surpris et fortement accompagnés. Un groupe de pilotage « AIFE-DGFIP » assure un suivi très minutieux et notre éditeur de logiciels a lui aussi été très présent. En moyenne, un bug est remonté dans les 3 heures et corrigé dans les 48 heures.
Comment vivez-vous ce changement profond de vos pratiques ? Vous l’aviez anticipé ?
François Fouillet : Nous sommes engagés de longue date sur des expérimentations en la matière : HELIOS** depuis 2008 – nous faisons partie des quatre premières collectivités locales à échanger des données dématérialisées avec le Trésor public ; ACTE – échanges dématérialisés des documents soumis au contrôle de légalité - aux côtés du Ministère de l’Intérieur ; COMEDEC – communication électronique de données d’Etat civil, etc. Nous avons donc très tôt intégré la dématérialisation partielle : une facture qui arrive à la Communauté de communes (CC) ou à la mairie est aussitôt scannée et va circuler sous forme dématérialisée dans les flux comptables, entre la collectivité et le Trésor Public. Chorus Portail Pro s’inscrit tout naturellement dans ce processus, si ce n’est que la facture nous arrive déjà dématérialisée. Nous travaillons sur tous les aspects technico-organisationnels de manière à faire en sorte d’alléger les tâches des agents tout en améliorant l’efficacité du service public : meilleure réactivité, plus de précision, plus d’information aux fournisseurs, etc. La dématérialisation est un vrai service apporté aux citoyens, aux agents et aux élus.
Quels gains escomptez-vous de cette réforme ?
F. F. : Nous sommes dans une logique de modernisation des services publics et le bénéfice est aussi intellectuel. C’est intéressant sur le plan de l’engagement personnel des collaborateurs. Nous n’avons pas eu besoin de les convaincre. Le service informatique est moteur mais tous les services sont très impliqués. Il y a 7 ou 8 ans nous avions engagé un gros travail sur le management de projet : Comment travailler ensemble autour d’un projet ? Quelles sont les procédures modernes ? Comment les intégrer à l’organisation ? Etc. Nous avions commencé à travailler sur l’évolution des mentalités, des représentations, sur cette notion de dynamique de projet. Pour nous, le bénéfice, c’est donc aussi de participer à un élan, se positionner, échanger les savoirs, l’intégration locale, l’élaboration de méthodes...
F. G. : Cela représente en effet une plus-value pour les agents. Traiter tous ces documents n’est pas vraiment passionnant ! On peut imaginer que demain, ces mêmes agents se consacreront à des activités qui apportent une plus-value au citoyen, à la collectivité plutôt que de traiter, comparer des documents, faire des vérifications avant que le comptable public ne paie. Cela va simplifier le travail. J’espère que nous serons moins dans la relance de documentation, que nous entrerons dans le cadre légal pour les délais de paiement. Je suis toujours affligé d’apprendre qu’une entreprise, sur tel marché public, a mis la clé sous la porte à cause d’un client collectivité qui n’a pas payé dans les temps. Pour une entreprise qui n’a pas assez de trésorerie, c’est tout simplement dramatique. Tout ce processus de respect mutuel et, pour nous collectivité, de paiement dans les délais, aura un impact très positif sur la santé des entreprises. Nous répondons à une véritable attente, qu’elle soit citoyenne ou qu’elle émane des entreprises.
Le coût de traitement des factures sera-t-il allégé ?
F.G. : La CC traite 7000 factures par an environ, émanant de 2000 fournisseurs. Le coût de traitement des factures devrait diminuer de moitié. Et à moyen terme, le gain de temps sur la vérification et le contrôle des factures sera tangible.
Des inquiétudes subsistent-elles à ce stade de l’expérimentation ?
F. F. : Pour nous, les inquiétudes – d’ordre technique, organisationnel, etc. ont été levées au fur et à mesure des comités de pilotage. Les collectivités locales sont, dans leur grande majorité, dans l’anticipation et se préparent à une modernisation de leur organisation et de leur système d'information afin d'intégrer nativement la dématérialisation des factures. Les éditeurs devront accompagner ces évolutions dans un temps relativement court.
Les réformes territoriales induisent régulièrement des changements et de l'innovation, les collectivités sont donc en capacité demain de s’adapter à ces changements. Avec des programmes de formation, un bon dispositif d’accompagnement pour répondre à l’ensemble des questions qui seront, selon moi massives mais toujours les mêmes, tout se passera bien.
Pensez-vous que la facturation électronique profitera à toutes les collectivités quelle que soit leur taille ?
F. G. : Il est évident que les collectivités qui vont le plus se retrouver dans ce projet ce sont les grandes ! Parce qu’elles ont un volume de factures énorme avec des processus de validation importants. Pour autant, elles auront un vrai travail de préparation à faire pour revisiter les processus de travail. Pour les petites collectivités, le « retour sur investissement » est moins évident de prime abord mais elles s’y retrouveront aussi avec le temps. Tout le monde, depuis l’entreprise jusqu’à la Chambre régionale des comptes, sera gagnant. Mais cela demandera un certain temps et tous ne s’approprieront pas les méthodes de travail à la même vitesse. Des dates sont fixées mais c’est comme pour les réglementations concernant l’accessibilité des services publics aux personnes à mobilité réduite : tout le monde n’a pas pu respecter les échéances parce que les investissements sont importants. Pour autant, tout le monde a bien conscience de l’importance d’une telle réforme.
* AIFE : Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat
Trois mois après le lancement de la phase d’expérimentation de Chorus Pro 2017, quel premier bilan faites-vous ?
François Gilbert : La première phase de test – en juillet et août - s’est relativement bien passée. Les outils sont simples, intuitifs et bien pensés. Pour un fournisseur, il est facile de déposer une facture sur Chorus Pro. Nous avons testé le système avec plusieurs entreprises locales et un seul cas a nécessité notre déplacement. Nous avons même automatisé le circuit en utilisant des « API » autrement dit des programmes qui vont chercher automatiquement les factures sur Chorus Pro. Depuis la mi-septembre, nous testons également le mode de dépôt par échange de données informatisées (EDI), pour EDF notamment. Globalement, la prise en main du portail est rapide. Il y a eu bien sûr quelques dysfonctionnements, autant sur Chorus Pro que du côté de notre éditeur de logiciels mais dans l’ensemble, nous avons été agréablement surpris et fortement accompagnés. Un groupe de pilotage « AIFE-DGFIP » assure un suivi très minutieux et notre éditeur de logiciels a lui aussi été très présent. En moyenne, un bug est remonté dans les 3 heures et corrigé dans les 48 heures.Comment vivez-vous ce changement profond de vos pratiques ? Vous l’aviez anticipé ?
François Fouillet : Nous sommes engagés de longue date sur des expérimentations en la matière : HELIOS** depuis 2008 – nous faisons partie des quatre premières collectivités locales à échanger des données dématérialisées avec le Trésor public ; ACTE – échanges dématérialisés des documents soumis au contrôle de légalité - aux côtés du Ministère de l’Intérieur ; COMEDEC – communication électronique de données d’Etat civil, etc. Nous avons donc très tôt intégré la dématérialisation partielle : une facture qui arrive à la Communauté de communes (CC) ou à la mairie est aussitôt scannée et va circuler sous forme dématérialisée dans les flux comptables, entre la collectivité et le Trésor Public. Chorus Portail Pro s’inscrit tout naturellement dans ce processus, si ce n’est que la facture nous arrive déjà dématérialisée. Nous travaillons sur tous les aspects technico-organisationnels de manière à faire en sorte d’alléger les tâches des agents tout en améliorant l’efficacité du service public : meilleure réactivité, plus de précision, plus d’information aux fournisseurs, etc. La dématérialisation est un vrai service apporté aux citoyens, aux agents et aux élus.Quels gains escomptez-vous de cette réforme ?
F. F. : Nous sommes dans une logique de modernisation des services publics et le bénéfice est aussi intellectuel. C’est intéressant sur le plan de l’engagement personnel des collaborateurs. Nous n’avons pas eu besoin de les convaincre. Le service informatique est moteur mais tous les services sont très impliqués. Il y a 7 ou 8 ans nous avions engagé un gros travail sur le management de projet : Comment travailler ensemble autour d’un projet ? Quelles sont les procédures modernes ? Comment les intégrer à l’organisation ? Etc. Nous avions commencé à travailler sur l’évolution des mentalités, des représentations, sur cette notion de dynamique de projet. Pour nous, le bénéfice, c’est donc aussi de participer à un élan, se positionner, échanger les savoirs, l’intégration locale, l’élaboration de méthodes...
F. G. : Cela représente en effet une plus-value pour les agents. Traiter tous ces documents n’est pas vraiment passionnant ! On peut imaginer que demain, ces mêmes agents se consacreront à des activités qui apportent une plus-value au citoyen, à la collectivité plutôt que de traiter, comparer des documents, faire des vérifications avant que le comptable public ne paie. Cela va simplifier le travail. J’espère que nous serons moins dans la relance de documentation, que nous entrerons dans le cadre légal pour les délais de paiement. Je suis toujours affligé d’apprendre qu’une entreprise, sur tel marché public, a mis la clé sous la porte à cause d’un client collectivité qui n’a pas payé dans les temps. Pour une entreprise qui n’a pas assez de trésorerie, c’est tout simplement dramatique. Tout ce processus de respect mutuel et, pour nous collectivité, de paiement dans les délais, aura un impact très positif sur la santé des entreprises. Nous répondons à une véritable attente, qu’elle soit citoyenne ou qu’elle émane des entreprises.
Le coût de traitement des factures sera-t-il allégé ?
F.G. : La CC traite 7000 factures par an environ, émanant de 2000 fournisseurs. Le coût de traitement des factures devrait diminuer de moitié. Et à moyen terme, le gain de temps sur la vérification et le contrôle des factures sera tangible.
Des inquiétudes subsistent-elles à ce stade de l’expérimentation ?
F. F. : Pour nous, les inquiétudes – d’ordre technique, organisationnel, etc. ont été levées au fur et à mesure des comités de pilotage. Les collectivités locales sont, dans leur grande majorité, dans l’anticipation et se préparent à une modernisation de leur organisation et de leur système d'information afin d'intégrer nativement la dématérialisation des factures. Les éditeurs devront accompagner ces évolutions dans un temps relativement court.
Les réformes territoriales induisent régulièrement des changements et de l'innovation, les collectivités sont donc en capacité demain de s’adapter à ces changements. Avec des programmes de formation, un bon dispositif d’accompagnement pour répondre à l’ensemble des questions qui seront, selon moi massives mais toujours les mêmes, tout se passera bien.
Pensez-vous que la facturation électronique profitera à toutes les collectivités quelle que soit leur taille ?
F. G. : Il est évident que les collectivités qui vont le plus se retrouver dans ce projet ce sont les grandes ! Parce qu’elles ont un volume de factures énorme avec des processus de validation importants. Pour autant, elles auront un vrai travail de préparation à faire pour revisiter les processus de travail. Pour les petites collectivités, le « retour sur investissement » est moins évident de prime abord mais elles s’y retrouveront aussi avec le temps. Tout le monde, depuis l’entreprise jusqu’à la Chambre régionale des comptes, sera gagnant. Mais cela demandera un certain temps et tous ne s’approprieront pas les méthodes de travail à la même vitesse. Des dates sont fixées mais c’est comme pour les réglementations concernant l’accessibilité des services publics aux personnes à mobilité réduite : tout le monde n’a pas pu respecter les échéances parce que les investissements sont importants. Pour autant, tout le monde a bien conscience de l’importance d’une telle réforme.
* AIFE : Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat
** HELIOS : application informatique de la Direction Générale des Finances Publiques dédiée au secteur local