12 sep 2013

Facturation regroupée : une simplification qui rationalise les coûts

  • Témoignage

Diviser par 200 le nombre de factures d’électricité de son parc immobilier en 2 mois, tel a été le défi relevé par la DGFIP* avec l’aide d’EDF Entreprises. Entre optimisation des coûts et des délais, simplification des paiements et vision synthétique des dépenses énergétiques, Patrick Graniou adjoint au bureau immobilier, analyse les bénéfices.

A quels besoins souhaitiez-vous répondre en souscrivant cette offre ?

La DGFIP est une direction implantée dans toute la France, qui représente 3 000 contrats électriques et 20 000 factures annuelles. Jusqu’à présent, chaque direction départementale acquittait ses dépenses de fluides directement auprès de ses fournisseurs. Pour simplifier ce paiement, nous avons décidé de regrouper la facturation de nos fournisseurs (électricité, gaz, eau). Après une analyse des possibilités avec EDF Entreprises, nous avons finalement choisi un dispositif complètement centralisé plutôt qu’une facturation par département. Le service Facturation regroupée d’EDF Entreprises s’adapte à tous les besoins, en proposant soit un niveau de regroupement très fin, soit très centralisé comme que nous l’avons choisi. En concentrant désormais l’ensemble des factures de tous les contrats EDF de la DGFIP au sein d’un seul et même bureau, nous avons pu passer de 20 000 à 120 factures annuelles.

Quels bénéfices en avez-vous tirés ?

Ils sont de plusieurs types. Nous avons évidemment gagné du temps dans le traitement des factures. Côté client comme côté fournisseur, nous sommes dans un circuit maîtrisé. EDF Entreprises assure un meilleur suivi du client puisque la vérification des encaissements est allégée, et nous alerte ainsi plus facilement en cas de difficulté de facturation ou de paiement. Cette simplification d’un service auparavant long et compliqué a favorisé une organisation plus efficace et une meilleure maîtrise des coûts et des délais, bénéfice essentiel pour une administration soucieuse de simplifier le paiement des factures. Mais notre réseau départemental n’est pas déresponsabilisé pour autant. Nous refacturons les dépenses à nos gestionnaires suivant des dispositifs désormais plus simples, et qui nécessitent moins de ressources. Face à nos 120 gestionnaires, il n’y avait pas droit à l’erreur ! Nous avions une obligation de résultat pour laquelle la réactivité des équipes EDF Entreprises a été un gage de réussite. Autre bénéfice induit de cette centralisation, nous avons une vision à la fois plus globale et fine de nos dépenses d’énergie.

Que vous apporte cette meilleure vision globale ?

Nous avons la possibilité de comparer les consommations, et donc de mieux identifier les bâtiments énergivores. Nous pouvons alors réaliser des audits énergétiques avec EDF Entreprises puis, selon le cas, adapter les contrats d’électricité ou identifier les bâtiments qui nécessitent un véritable investissement pour réduire les consommations. Pour cela, nous disposons également du service Suivi internet des consommations EDF Entreprises et d’un outil de suivi des fluides qui nous permet, à partir d’une même application, de connaître les consommations d’eau, de gaz et d’électricité d’un bâtiment donné. En rapprochant ces niveaux de consommation de notre application de gestion immobilière, qui dresse un état technique des bâtiments (date de construction, durée de vie, etc.), nous pouvons voir comment se situe sa consommation énergétique par rapport à la moyenne, identifier les écarts et trouver des solutions d’ajustement. Cette adaptation de l’ensemble de nos contrats au plus près de nos besoins véritables s’inscrit en droite ligne avec notre politique énergétique et de maîtrise des coûts.

* La direction générale des finances publiques (DGFIP) est rattachée au ministère de l’Economie et des Finances. Elle exerce une grande variété de missions relevant de la fiscalité et de la gestion publique. Elle regroupe les moyens consacrés aux opérations :

  • d’assiette, de recouvrement et de contrôle par les services de l’Etat des recettes de l’Etat et des collectivités locales
  • de paiement des dépenses publiques
  • de tenue des comptes publics.

En savoir plus sur la Facturation regroupée

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