21 sep 2016

L’AIFE, « chef d’orchestre » de la dématérialisation des factures

Entretien avec Régine Diyani, directrice de l’Agence pour l’Informatique financière de l’Etat

Quel est le rôle de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) ?

L’AIFE, créée en 2005 et rattachée directement au Ministre de l’Economie et des Finances, a été mise en place dans une logique de mutualisation, pour la mise en œuvre de Chorus, le Système d’Information Financière de l’État, utilisé par l’ensemble des ministères. Cette même logique de mutualisation est aujourd’hui mise en œuvre au profit  de tout le secteur public : État, collectivités locales et établissements publics. En effet, au-delà de ses missions de garant de la cohérence du Système d’Information Financière de l’État, dont elle définit et met en œuvre la stratégie, l’AIFE conduit aujourd’hui de nombreux chantiers qui concourent à l’objectif de transformation numérique, au profit de différents bénéficiaires : prestataires de justice, exploitants agricoles, fournisseurs de l’Etat, soumissionnaires aux marchés publics (MPS), …
Concernant la facturation électronique, nous avons d’abord mis en œuvre le portail Chorus Factures, dans le cadre de la Loi de Modernisation de l’Economie (LME). Chorus Factures a ainsi été lancée le 1er janvier 2012 au profit des seuls fournisseurs de l’Etat, ce qui leur a permis de déposer leurs factures de façon dématérialisée. EDF qui faisait partie de ces fournisseurs, transmet donc d’ores et déjà des factures sous forme électronique à l’Etat, via Chorus Factures, depuis plusieurs années.
Afin d’accélérer le développement de la dématérialisation des factures, et de fait simplifier davantage la vie des entreprises et moderniser les échanges au sein des administrations publiques, un nouveau contexte règlementaire a été instauré.
Devant l’ampleur des gains attendus par la dématérialisation des factures, un consensus a rapidement été trouvé sur la nécessité d’étendre l’obligation à l’ensemble de la sphère publique, et de construire une solution unique, mutualisée et gratuite.
Une ordonnance, publiée en juin 2014 définit ainsi l’obligation pour les entreprises, fournisseurs de l’administration, d’envoyer leurs factures de façon dématérialisée, dans un calendrier progressif qui s’étend du 1er janvier 2017 au 1er janvier 2020. Toutes les entités publiques devront, quant à elles, être en mesure d’accepter et d’émettre des factures dématérialisées dès le 1er janvier 2017.
Cette ordonnance est le fruit d’une large concertation préalable, réunissant les représentants des entreprises (MEDEF, CGPME…), des collectivités locales (AMF…) et des établissements publics.

Cette solution, vous l’avez baptisée « Chorus Pro 2017 »…

La nouvelle plateforme Chorus Pro s’inscrit donc dans la continuité de Chorus Factures. Elle permettra à terme d’assurer le dépôt, le suivi et la mise à disposition des 100 millions de factures annuelles de la sphère publique. Chorus Pro prend en compte la diversité des entités publiques avec des possibilités de paramétrage, et évolue par rapport à la solution actuelle Chorus Factures sur plusieurs points majeurs : son périmètre, par nature bien plus large, car il concerne l’ensemble de la sphère publique et plus seulement l’administration d’État, le traitement désormais natif des demandes de paiement des sous-traitants, des cotraitants et l’échange des documents en matière d’exécution de marchés de travaux ou bien la délivrance automatique d’un accusé de réception des factures envoyées par les fournisseurs.
Enfin, dans la solution Chorus Pro, il y a une solution d’archivage conforme à toutes les obligations fiscales des fournisseurs comme à toutes les obligations de comptabilité publique pour les collectivités.
 

L'ordonnance du 26 juin 2014 prévoit l’obligation de dématérialisation des factures à destination du secteur public. Les collectivités ont elles attendu que l’Etat légifère pour s’emparer du sujet ?

L’Etat et ses fournisseurs n’ont pas attendu que la loi leur impose la dématérialisation des factures. Cela nous a permis de travailler avec EDF, Véolia et bien d’autres grandes entreprises qui sont aussi fournisseurs de nombreuses collectivités locales, et donc déjà connectées à notre précédente solution Chorus Factures. Ces entreprises ont automatiquement basculé dans Chorus Pro le 20 septembre dernier. Cela représente un avantage certain d’avoir travaillé avec les fournisseurs de l’Etat depuis 2012.
Concernant les collectivités, l’idée est qu’elles ne soient pas obligées d’attendre le 1er janvier 2017 et commencent dès le dernier trimestre 2016 à expérimenter et à se familiariser avec la solution.
Les représentants des collectivités locales œuvrant avec l’AIFE ont conscience du changement que va provoquer cette pratique, changement qui n’est bien sûr pas uniquement technologique, mais qui va apporter une adaptation dans les « us et coutumes » des gestionnaires, d’où la nécessité de bien anticiper l’échéance du 1er janvier 2017.

Où en sont-elles aujourd’hui ?

Avant la concertation, un certain nombre de collectivités locales avait déjà des projets de dématérialisation, notamment de numérisation des factures papier. Certaines grandes collectivités (conseils départementaux, régions, grandes villes, etc.) ou certains hôpitaux avaient des projets assez avancés. Il ne faut pas laisser penser que l’Etat serait arrivé en sauveur et aurait tout inventé ! Nous avons, en quelque sorte, mené un travail d’orchestration et de mutualisation afin qu’il n’y ait qu’une seule plate-forme, la même pour tous.
Concrètement, la solution Chorus Pro offre d’une part la possibilité pour les entreprises de déposer des factures au format dématérialisé – sous un mode qui peut varier en fonction de la taille de l’entreprise et de son système d’information - et d’autre part la possibilité aux entités publiques de récupérer et de traiter leurs factures. Chaque entreprise, comme chaque collectivité, est libre de choisir le mode d’envoi ou de réception des factures, parmi ceux proposés par Chorus Pro, sachant que ces modes sont indépendants les uns des autres. La plateforme Chorus pro se chargera en quelque sorte de traduire ces factures selon un format pivot unique, pour que chaque fournisseur puisse communiquer avec chaque entité publique, sans se préoccuper d’utiliser le même format et le même mode de facturation électronique. Il en va de même pour le choix du progiciel utilisé par chacun, qui reste évidemment totalement libre et l’AIFE a travaillé avec de nombreux éditeurs (Berger Levrault, GFI, Cegid…) pour qu’ils intègrent à leurs progiciels un raccordement automatique à Chorus Pro.

Vous menez actuellement une phase de test avec 18 entités pilotes. Chorus Pro est encore amené à évoluer ?

La phase d’expérimentation a commencé cet été. Chorus Pro a été mise avec succès en production « anticipée », et pour une phase de vérification du fonctionnement de bout en bout en réel, dès le 25 juillet dernier. Les tests de bout en bout se sont poursuivis avec succès durant le mois d’aout ; les premières factures ont été traitées et tous les modes de raccordement ont pu être testés.
Depuis le 20 septembre, Chorus Pro est disponible en réel pour ces 18 pilotes qui reçoivent désormais par ce portail les factures dématérialisées de leurs fournisseurs, qu’ils aient été ou non connectés précédemment à Chorus Factures.
La phase pilote va bien entendu nous permettre de profiter des retours d’expérience des utilisateurs, pour faire évoluer et améliorer la solution, en prenant en compte les différentes remarques et suggestions.

Avez-vous eu besoin de convaincre les collectivités de l’intérêt de cette réforme ?

Le travail de conviction a été grandement facilité par le fait que l’ensemble des parties prenantes a bien compris que la mesure était au bénéfice de tous.
La dématérialisation des factures va simplifier la vie des entreprises, et implique de grands changements, aussi bien techniques que culturels. Chorus Pro va optimiser la capacité qu’a l’administration d’informer les entreprises du traitement de leurs factures. Auparavant, pour savoir où en était le traitement de sa facture, le fournisseur devait appeler par téléphone, et il était parfois difficile de lui apporter une réponse. Avec Chorus Pro, il suffira à l’entreprise de se connecter via internet pour connaître, en ligne, le statut de sa facture : reçue, conforme, transmise au comptable ou rejetée.
Par ailleurs, nous insistons beaucoup sur le fait qu’en matière de délais de paiement, l’impact attendu est surtout en termes de « sécurisation ». Lors de la concertation, les entreprises ont insisté sur le fait que l’Etat et les collectivités locales avaient des délais très variables, très hétérogènes. Or, la principale difficulté pour les entreprises est d’avoir de la visibilité de façon à anticiper leur trésorerie. En les informant au fur et à mesure, ce que nous donnons aux entreprises, c’est précisément de la visibilité et de la confiance sur le respect des délais de paiement. Cela va bien au-delà de la seule amélioration des délais de paiement.

L’obligation de dématérialisation va s’étaler sur plusieurs années, ce qui implique pour certaines collectivités la gestion de deux systèmes en parallèle. Comment allez-vous gérer cette période transitoire ?

Avoir deux processus en parallèle, papier et électronique, c’est compliqué. Cependant, c’est un mal pour un bien, car cela permet de démarrer progressivement, en lissant la montée en charge. Commencer avec les grandes entreprises signifie qu’il y a peu de fournisseurs sur lesquels pèse l’obligation (environ 200 en France, sur 3 millions d’entreprises en tout) et cela permettra aux collectivités d’avoir, en 2017, peu d’interlocuteurs concernés. EDF en fera partie évidemment.

La réforme va-t-elle davantage profiter aux grandes collectivités ?

Une petite collectivité, c’est un peu comme un particulier. En tant que particulier, n’avez-vous pas la possibilité de visualiser et télécharger vos factures d’électricité depuis votre espace Client, et de les régler par prélèvement ? Ce qui est entré dans la vie quotidienne des citoyens peut parfaitement entrer dans celle des petites collectivités et des secrétaires de mairie. Pour une petite collectivité qui n’est pas dotée d’un système d’information complexe, aller chercher des factures sur un portail n’est pas plus compliqué et cela évite la chasse aux papiers ! Tout n’est qu’une question d’accompagnement. Cela peut aller plus vite que pour des grandes entités qui devront parfois adapter leur système d’information, ce qui peut être complexe. Ainsi, le représentant de l’Association des Maires de France (AMF), maire d’une toute petite commune d’Ardèche, est l’un des plus fervents partisans de la mesure. Il considère que les petites communes ont tout intérêt à réduire les tâches administratives car, à proportion, ces tâches pèsent plus lourdement sur elles. L’AMF est particulièrement attentive à ce sujet de la dématérialisation, et n’aurait pas hésité à nous faire part de ses doutes si elle en avait. Or, elle a voté pour cette mesure via le Conseil national d’évaluation des normes et soutient depuis le début toute cette démarche.

Peut-on espérer atteindre la dématérialisation totale dans un avenir proche ?

C’est une autre étape. Nous allons, pour l’Etat, mettre à disposition une partie des bons de commande directement sous format dématérialisé, mais pas pour les collectivités. Cette étape implique pour elles des coûts importants, car la plupart des bons de commande ne sont pas nécessairement formalisés dans un système d’information. Il n’y a pas d’obligation légale pour l’instant, mais l’Union Européenne est bien dans une logique de dématérialisation complète en matière de marchés publics. Il existe une obligation de dématérialisation de la passation des marchés, et maintenant des factures, et il est logique effectivement qu’à terme – mais je ne sais pas vous dire quand – il y ait une dématérialisation de la commande, des livraisons, etc.

D’une manière générale, quels sont pour vous les enjeux de la dématérialisation ?

La facturation électronique est bel et bien une mesure de simplification pour les entités publiques et pour les entreprises. Une mesure qui, je le crois vraiment, est source de gains en termes d’empreinte carbone et de développement durable. Mais ce sont aussi des gains de productivité (et donc en économies tangibles) pour l’ensemble des entités publiques et les entreprises. Je rappelle tout de même que cette réforme va reposer sur une obligation qui, si elle n’est pas respectée par les entreprises, autorise les collectivités à rejeter la facture. Cela peut sembler un peu radical, mais il faut bien que tout le monde soit au rendez-vous ! La réforme suit un calendrier et doit s’appliquer pour bénéficier à tous. Et je suis très confiante sur le fait que Chorus Pro soit un succès pour tous.
 
Pour plus d’information :
Communauté Chorus Pro
 
Le site de l’AIFE
 
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