Entretien avec Martine Ortel, chargée d’études du système d’information financière ministériel à la direction des affaires financières et correspondante « dématérialisation » du ministère de la Défense.
Le 1er janvier 2017 et l’obligation de dématérialisation des factures approchent, où en êtes-vous aujourd’hui ?
L ‘ensemble des services du ministère de la Défense – hormis, à la marge, les services à l’étranger et en Outre-Mer - sont prêts. Pour le 1er janvier 2017, il reste à suivre plus particulièrement certains cas de gestion qui n’étaient pas couverts par Chorus factures et qui vont l’être avec Chorus Pro, en particulier les factures avec sous-traitance ou cotraitance.
Comment vous êtes vous préparés à cette échéance ?
Dès l’été 2011, le Ministère a été pilote pour les services de l’Etat sur un raccordement EDI (échange de données informatisées) d’un fournisseur – Orange. Depuis cette date, nous avons été pilote pour le raccordement EDI de nombreux autres fournisseurs. Avec EDF par exemple, nous avons longuement préparé cette phase pilote, notamment pour ce qui concerne la facture négative à l’issue d’un relevé de régularisation, une spécificité complexe propre à la facture d’énergie qui n’était pas prise en compte sur Chorus Factures mais le sera sur Chorus Pro. Ces pilotes nous ont permis d’être au plus près des fournisseurs, des nouveaux cas de gestion et de préparer les différents services du ministère qui ont participé à ces travaux.
Dans le cadre de la préparation des Ministères au traitement des factures dématérialisées, nous avons fait le choix de passer par la numérisation des factures, un dispositif que proposait l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE). Cela permet aux services de l’Etat de se préparer au traitement de factures dématérialisées, indépendamment du choix du fournisseur de dématérialiser ou non ses factures. Les factures envoyées par le fournisseur à l’usine de numérisation sont reçues par le service du ministère sous forme dématérialisée et traitées comme telles. Toutefois, leur valeur probante n’est pas la même : l’original de la facture reste le document papier archivé (pendant dix ans) par l’usine de numérisation. Ce dispositif, choisi par la moitié de nos services exécutants de métropole, nous a permis de nous préparer aux échéances à venir :
Fin 2015, le ministère de la Défense recevait 17% de factures nativement dématérialisées qui représentaient 45% du total des factures dématérialisées reçues par l’Etat. Notre Ministère est plutôt bon élève sur ce chantier.
Combien de factures traitez-vous au ministère de la Défense ? Quelles sont les spécificités de vos marchés ?
S’il est difficile de connaître en temps réel le nombre de factures papier reçues physiquement par l’ensemble des services du ministère, nous avons cependant la vue du nombre de demandes de paiement traitées dans Chorus : soit 660 000 demandes de paiement et 89 000 actes d’achat en 2015. Parmi les spécificités du ministère de la Défense, nous traitons des achats de fournitures, de prestations courantes, mais aussi des marchés très spécifiques avec cotraitance, sous-traitance ou associant les deux, des marchés soumis au cahier des clauses administratives générales (CCAG) travaux, des marchés qui s’échelonnent sur plusieurs années, avec des facturations complexes où nous traitons des acomptes, des avances, des révisions de prix, des pénalités, etc. Dans le cadre des pilotes avec les fournisseurs du monde de l’armement, il fallait prendre en compte ces cas spécifiques mais cependant très courants au Ministère.
Nous voyons l’échéance de 2017 approcher à grands pas. Les fournisseurs devront se mettre en situation de répondre à la réglementation ; ce sont les efforts conjugués des fournisseurs et des services de l’Etat qui permettront de régler certains cas complexes. Globalement, je pense que même si l’investissement est important, surtout pour les grandes entreprises qui choisissent le raccordement en EDI, et aussi pour l’Etat qui met en place ces solutions, le passage à la dématérialisation sera, à terme, « gagnant-gagnant » pour tout le monde.
Pour vous, quels sont les principaux avantages de la facture dématérialisée ? Quels gains en attendez-vous ?
L’avantage premier est le suivi de la bonne prise en compte des factures et de leur état d’avancement, de la réception jusqu’au paiement. Dans des administrations comme le ministère de la Défense qui se restructurent régulièrement, envoyer une facture à une adresse postale ne permet pas de savoir, pour le fournisseur, si elle est arrivée au bon endroit. Chorus Pro offre aux fournisseurs cette traçabilité très intéressante. De même, pour un service d’administration centrale comme la direction des affaires financières, nous pouvions difficilement dire combien de factures étaient arrivées au sein du ministère. Nous ne voyions les factures que lorsqu’elles étaient saisies dans Chorus. Avec la dématérialisation, nous les voyons dès qu’elles arrivent. Il est encore trop tôt pour évaluer l’impact sur les appels des fournisseurs mais on peut cependant constater qu’ils n’appellent plus pour demander si nous avons bien reçu leur facture.
Autre avantage, c’est le gain dans les délais de transmission de la facture entre les différents acteurs, surtout entre l’ordonnateur et le comptable. Nous avons constaté une réduction du délai global de paiement de 2,5 jours entre les factures dématérialisées et les factures papier.
La dématérialisation des factures doit s’échelonner sur quatre années. La transition ne va-t-elle pas rimer avec confusion ?
Nous avons acquis de l’AIFE le fait que la numérisation perdure jusqu’en 2020. Pour les services qui n’ont pas choisi la numérisation, ils reçoivent déjà les factures sous deux modes de transmission différents et s’organiseront en conséquence.
Les factures dématérialisées arrivent directement dans Chorus, les agents qui jusqu’à présent assuraient la réception des factures papier ne sont pas formés à cette application. Les procédures de réception et de distribution et l’organisation correspondante, doivent être repensées. De même, il y a un impact important sur le pilotage des factures reçues : retrouver des restitutions qui permettent de visualiser les factures en instance dans une bannette virtuelle, versus les piles de factures papier dans des bannettes physiques. Par contre, la réception centralisée des factures dans Chorus nous permettra plus facilement de répartir la charge de travail sur différents agents, voire sur différents sites du ministère. Plus besoin de faire passer physiquement ces factures d’une entité à l’autre.
Le 1er janvier 2017 et l’obligation de dématérialisation des factures approchent, où en êtes-vous aujourd’hui ?L ‘ensemble des services du ministère de la Défense – hormis, à la marge, les services à l’étranger et en Outre-Mer - sont prêts. Pour le 1er janvier 2017, il reste à suivre plus particulièrement certains cas de gestion qui n’étaient pas couverts par Chorus factures et qui vont l’être avec Chorus Pro, en particulier les factures avec sous-traitance ou cotraitance.
Comment vous êtes vous préparés à cette échéance ?
Dès l’été 2011, le Ministère a été pilote pour les services de l’Etat sur un raccordement EDI (échange de données informatisées) d’un fournisseur – Orange. Depuis cette date, nous avons été pilote pour le raccordement EDI de nombreux autres fournisseurs. Avec EDF par exemple, nous avons longuement préparé cette phase pilote, notamment pour ce qui concerne la facture négative à l’issue d’un relevé de régularisation, une spécificité complexe propre à la facture d’énergie qui n’était pas prise en compte sur Chorus Factures mais le sera sur Chorus Pro. Ces pilotes nous ont permis d’être au plus près des fournisseurs, des nouveaux cas de gestion et de préparer les différents services du ministère qui ont participé à ces travaux.
Dans le cadre de la préparation des Ministères au traitement des factures dématérialisées, nous avons fait le choix de passer par la numérisation des factures, un dispositif que proposait l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE). Cela permet aux services de l’Etat de se préparer au traitement de factures dématérialisées, indépendamment du choix du fournisseur de dématérialiser ou non ses factures. Les factures envoyées par le fournisseur à l’usine de numérisation sont reçues par le service du ministère sous forme dématérialisée et traitées comme telles. Toutefois, leur valeur probante n’est pas la même : l’original de la facture reste le document papier archivé (pendant dix ans) par l’usine de numérisation. Ce dispositif, choisi par la moitié de nos services exécutants de métropole, nous a permis de nous préparer aux échéances à venir :
Fin 2015, le ministère de la Défense recevait 17% de factures nativement dématérialisées qui représentaient 45% du total des factures dématérialisées reçues par l’Etat. Notre Ministère est plutôt bon élève sur ce chantier.
Combien de factures traitez-vous au ministère de la Défense ? Quelles sont les spécificités de vos marchés ?
S’il est difficile de connaître en temps réel le nombre de factures papier reçues physiquement par l’ensemble des services du ministère, nous avons cependant la vue du nombre de demandes de paiement traitées dans Chorus : soit 660 000 demandes de paiement et 89 000 actes d’achat en 2015. Parmi les spécificités du ministère de la Défense, nous traitons des achats de fournitures, de prestations courantes, mais aussi des marchés très spécifiques avec cotraitance, sous-traitance ou associant les deux, des marchés soumis au cahier des clauses administratives générales (CCAG) travaux, des marchés qui s’échelonnent sur plusieurs années, avec des facturations complexes où nous traitons des acomptes, des avances, des révisions de prix, des pénalités, etc. Dans le cadre des pilotes avec les fournisseurs du monde de l’armement, il fallait prendre en compte ces cas spécifiques mais cependant très courants au Ministère.
Nous voyons l’échéance de 2017 approcher à grands pas. Les fournisseurs devront se mettre en situation de répondre à la réglementation ; ce sont les efforts conjugués des fournisseurs et des services de l’Etat qui permettront de régler certains cas complexes. Globalement, je pense que même si l’investissement est important, surtout pour les grandes entreprises qui choisissent le raccordement en EDI, et aussi pour l’Etat qui met en place ces solutions, le passage à la dématérialisation sera, à terme, « gagnant-gagnant » pour tout le monde.
Pour vous, quels sont les principaux avantages de la facture dématérialisée ? Quels gains en attendez-vous ?
L’avantage premier est le suivi de la bonne prise en compte des factures et de leur état d’avancement, de la réception jusqu’au paiement. Dans des administrations comme le ministère de la Défense qui se restructurent régulièrement, envoyer une facture à une adresse postale ne permet pas de savoir, pour le fournisseur, si elle est arrivée au bon endroit. Chorus Pro offre aux fournisseurs cette traçabilité très intéressante. De même, pour un service d’administration centrale comme la direction des affaires financières, nous pouvions difficilement dire combien de factures étaient arrivées au sein du ministère. Nous ne voyions les factures que lorsqu’elles étaient saisies dans Chorus. Avec la dématérialisation, nous les voyons dès qu’elles arrivent. Il est encore trop tôt pour évaluer l’impact sur les appels des fournisseurs mais on peut cependant constater qu’ils n’appellent plus pour demander si nous avons bien reçu leur facture.
Autre avantage, c’est le gain dans les délais de transmission de la facture entre les différents acteurs, surtout entre l’ordonnateur et le comptable. Nous avons constaté une réduction du délai global de paiement de 2,5 jours entre les factures dématérialisées et les factures papier.
La dématérialisation des factures doit s’échelonner sur quatre années. La transition ne va-t-elle pas rimer avec confusion ?
Nous avons acquis de l’AIFE le fait que la numérisation perdure jusqu’en 2020. Pour les services qui n’ont pas choisi la numérisation, ils reçoivent déjà les factures sous deux modes de transmission différents et s’organiseront en conséquence.
Les factures dématérialisées arrivent directement dans Chorus, les agents qui jusqu’à présent assuraient la réception des factures papier ne sont pas formés à cette application. Les procédures de réception et de distribution et l’organisation correspondante, doivent être repensées. De même, il y a un impact important sur le pilotage des factures reçues : retrouver des restitutions qui permettent de visualiser les factures en instance dans une bannette virtuelle, versus les piles de factures papier dans des bannettes physiques. Par contre, la réception centralisée des factures dans Chorus nous permettra plus facilement de répartir la charge de travail sur différents agents, voire sur différents sites du ministère. Plus besoin de faire passer physiquement ces factures d’une entité à l’autre.