Bercy vise le « zéro papier »
En charge de la dématérialisation des factures au sein du ministère de l’économie et des finances, Véronique Bensaïd et Geneviève Marin font partie d’un service qui coordonne les travaux de modernisation de l’organisation financière et de rationalisation de la chaîne de la dépense. Elles expliquent comment les services du ministère ont anticipé la réforme.
Le 1er janvier 2017 et l’obligation faite aux grandes entreprises de dématérialiser l’envoi des factures, et à l’administration de les traiter, approche. Comment vous êtes-vous préparés à cette échéance et où en êtes-vous aujourd’hui ?
Geneviève Marin : Aujourd’hui, sur l’ensemble du territoire, pour tous les services du ministère, nous sommes à 20% de dématérialisation « native » des factures. C’est un résultat encourageant. . Pour vous donner une idée de l’évolution depuis 2 ans, nous étions à 3% fin 2014 et 10% fin 2015. Compte tenu des travaux menés avec les grandes entreprises, dont EDF, nous attendons un accroissement conséquent de ce taux pour cette fin d’année.
Au sein du ministère, nous avons très vite constaté que la dématérialisation, dans son ensemble, était un levier essentiel de modernisation et de simplification de la chaîne de la dépense. En 2011, des nouvelles structures mutualisées pour le traitement de la dépense ont été mises en places. Elles ont permis dans un premier temps de dématérialiser le bon de commande : depuis 2012, hormis cas exceptionnel, tous les bons de commande sont envoyés par mail à nos fournisseurs.
Véronique Bensaïd : Chaque année, le ministère traite plus de 400 000 factures. L’enjeu est donc énorme. En 2012, obligation a été faite à l’Etat de prendre en compte les factures qui seraient envoyées par les fournisseurs sous forme dématérialisée. Cela nous a conduits à nous adapter et même à encourager nos partenaires à utiliser cette facilité. Depuis, nous faisons la promotion de la dématérialisation à la fois auprès de nos services et auprès des fournisseurs. Depuis 2014, nous constatons une nette augmentation des flux dématérialisés.
Vis-à-vis des fournisseurs, nous avons organisé des campagnes de sensibilisation et accompagné nos bons de commande de messages faisant la promotion de la dématérialisation. De plus, des clauses-types ont été ajoutées dans tous nos marchés pour encourager la facturation électronique alors encore facultative.
Nous avons également sensibilisé nos services à la dématérialisation par des informations régulières sur les échéances et les procédures à mettre en œuvre. Un point important, à la fois pour les fournisseurs et pour nos services, a été d’insister sur deux renseignements obligatoires à faire figurer sur une facture dématérialisée pour que celle-ci puisse être prise en compte par l’administration : un Numéro d’Engagement Juridique et le Code Service Exécutant, qui correspond au service en charge du traitement de la facture. C’est technique mais déterminant pour une bonne prise en compte par le système d’information de la facture entrant.
Tous ces travaux d’explication et de définition des procédures nous permettront d’être au rendez-vous le 1er janvier 2017 quand toutes les grandes entreprises contractant avec l’Etat devront obligatoirement envoyer leurs factures sous forme dématérialisée.
G. M. : Pour les fournisseurs les plus importants, nous travaillons depuis 2 ans à l’initialisation des données nécessaires à la dématérialisation pour permettre les raccordements techniques effectués par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) qui rendront possibles le dialogue entre les systèmes informatiques des grandes entreprises et celui de l’administration.
Depuis 2014, nous effectuons un suivi mensuel du taux de dématérialisation des factures reçues, ce qui nous permet de mesurer nos progrès et de voir quels efforts sont encore à accomplir côté administration et quels fournisseurs sont encore à sensibiliser.
La transmission des factures émises par vos fournisseurs et en particulier par EDF, qui compte parmi les grands fournisseurs de l’Etat, est-elle facilitée ? Utilisez-vous l’espace client EDF ?
G. M. : Le passage en facturation dématérialisée implique un travail important d’initialisation pour tous les acteurs : d’abord le raccordement technique, puis l’alimentation des fichiers contenant les informations nécessaires au traitement dématérialisé des factures.
L’initialisation de ces fichiers mobilise fortement l’administration. Elle en profite pour rationaliser et harmoniser les pratiques et mettre en place de nouvelles règles de gestion (toilettage des comptes clients, saisie des engagements juridiques en cas de nouveau marché, dans un souci de simplification, de massification et de mutualisation de la dépense, ...).
Par exemple, nous avons profité du nouveau marché EDF pour réduire le nombre des bons de commande et mettre à jour la liste des comptes clients.
Une fois ce travail d’initialisation effectué, la transmission des factures se fait de manière automatisée et son traitement par l’administration est de ce fait simplifié (la facture intégrée dans le système d’information de l’administration comporte tous les éléments nécessaires à son traitement).
Quant à l’espace client EDF, il est utilisé et très apprécié pas nos services. Il leur permet de consulter le détail de chaque compteur et donc à chaque entité d’avoir un pilotage vigilant de sa consommation.
V.B. : La dématérialisation des factures est un avantage important pour le fournisseur. Cela lui permet de réduire ses coûts d’impression, d’envoi et de stockage des factures et d’être payé plus rapidement, dès lors que le traitement par l’administration est facilité. L’accès au portail de dématérialisation des factures de l’Etat permet également au fournisseur de suivre, en temps réel, l’état d’avancement de leur traitement, jusqu’au paiement, ce qui est une véritable avancée.
Quels gains attendez-vous de cette grande réforme ?
G. M. : Principalement, des gains financiers et des gains de temps, pour tous, administration et entreprises. Pour le fournisseur, le coût d’émission d’une facture dématérialisée est estimé à 5 € alors que pour une facture papier il est estimé entre 8 et 9,50 €. Concernant l’administration, le coût de traitement d’une facture dématérialisée est estimé à 7,50 €, alors qu’il est estimé à 13,50 € lorsque c’est une facture papier. Au niveau européen, pour les 27 pays, les gains de la dématérialisation et de la simplification sont estimés à 1,5 milliard d’€.
Les gains de productivité pour l’administration sont également importants. Le temps de traitement d’une facture est diminué : si les données obligatoires sont présentes, la facture arrive quasi instantanément dans le SI de l’Etat.
Ainsi, la dématérialisation des factures va favoriser la réduction des délais de paiement des fournisseurs.
En synthèse, cette évolution conduit à des relations plus simples, plus sécurisées et plus efficaces entre les différents acteurs de l’économie, tout en protégeant l’environnement par la réduction de l’empreinte carbone.
Estimations GS1 (mars 2010)
En charge de la dématérialisation des factures au sein du ministère de l’économie et des finances, Véronique Bensaïd et Geneviève Marin font partie d’un service qui coordonne les travaux de modernisation de l’organisation financière et de rationalisation de la chaîne de la dépense. Elles expliquent comment les services du ministère ont anticipé la réforme.
Le 1er janvier 2017 et l’obligation faite aux grandes entreprises de dématérialiser l’envoi des factures, et à l’administration de les traiter, approche. Comment vous êtes-vous préparés à cette échéance et où en êtes-vous aujourd’hui ?
Geneviève Marin : Aujourd’hui, sur l’ensemble du territoire, pour tous les services du ministère, nous sommes à 20% de dématérialisation « native » des factures. C’est un résultat encourageant. . Pour vous donner une idée de l’évolution depuis 2 ans, nous étions à 3% fin 2014 et 10% fin 2015. Compte tenu des travaux menés avec les grandes entreprises, dont EDF, nous attendons un accroissement conséquent de ce taux pour cette fin d’année.Au sein du ministère, nous avons très vite constaté que la dématérialisation, dans son ensemble, était un levier essentiel de modernisation et de simplification de la chaîne de la dépense. En 2011, des nouvelles structures mutualisées pour le traitement de la dépense ont été mises en places. Elles ont permis dans un premier temps de dématérialiser le bon de commande : depuis 2012, hormis cas exceptionnel, tous les bons de commande sont envoyés par mail à nos fournisseurs.
Véronique Bensaïd : Chaque année, le ministère traite plus de 400 000 factures. L’enjeu est donc énorme. En 2012, obligation a été faite à l’Etat de prendre en compte les factures qui seraient envoyées par les fournisseurs sous forme dématérialisée. Cela nous a conduits à nous adapter et même à encourager nos partenaires à utiliser cette facilité. Depuis, nous faisons la promotion de la dématérialisation à la fois auprès de nos services et auprès des fournisseurs. Depuis 2014, nous constatons une nette augmentation des flux dématérialisés.
Vis-à-vis des fournisseurs, nous avons organisé des campagnes de sensibilisation et accompagné nos bons de commande de messages faisant la promotion de la dématérialisation. De plus, des clauses-types ont été ajoutées dans tous nos marchés pour encourager la facturation électronique alors encore facultative.
Nous avons également sensibilisé nos services à la dématérialisation par des informations régulières sur les échéances et les procédures à mettre en œuvre. Un point important, à la fois pour les fournisseurs et pour nos services, a été d’insister sur deux renseignements obligatoires à faire figurer sur une facture dématérialisée pour que celle-ci puisse être prise en compte par l’administration : un Numéro d’Engagement Juridique et le Code Service Exécutant, qui correspond au service en charge du traitement de la facture. C’est technique mais déterminant pour une bonne prise en compte par le système d’information de la facture entrant.
Tous ces travaux d’explication et de définition des procédures nous permettront d’être au rendez-vous le 1er janvier 2017 quand toutes les grandes entreprises contractant avec l’Etat devront obligatoirement envoyer leurs factures sous forme dématérialisée.
G. M. : Pour les fournisseurs les plus importants, nous travaillons depuis 2 ans à l’initialisation des données nécessaires à la dématérialisation pour permettre les raccordements techniques effectués par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) qui rendront possibles le dialogue entre les systèmes informatiques des grandes entreprises et celui de l’administration.
Depuis 2014, nous effectuons un suivi mensuel du taux de dématérialisation des factures reçues, ce qui nous permet de mesurer nos progrès et de voir quels efforts sont encore à accomplir côté administration et quels fournisseurs sont encore à sensibiliser.
La transmission des factures émises par vos fournisseurs et en particulier par EDF, qui compte parmi les grands fournisseurs de l’Etat, est-elle facilitée ? Utilisez-vous l’espace client EDF ?
G. M. : Le passage en facturation dématérialisée implique un travail important d’initialisation pour tous les acteurs : d’abord le raccordement technique, puis l’alimentation des fichiers contenant les informations nécessaires au traitement dématérialisé des factures.
L’initialisation de ces fichiers mobilise fortement l’administration. Elle en profite pour rationaliser et harmoniser les pratiques et mettre en place de nouvelles règles de gestion (toilettage des comptes clients, saisie des engagements juridiques en cas de nouveau marché, dans un souci de simplification, de massification et de mutualisation de la dépense, ...).
Par exemple, nous avons profité du nouveau marché EDF pour réduire le nombre des bons de commande et mettre à jour la liste des comptes clients.
Une fois ce travail d’initialisation effectué, la transmission des factures se fait de manière automatisée et son traitement par l’administration est de ce fait simplifié (la facture intégrée dans le système d’information de l’administration comporte tous les éléments nécessaires à son traitement).
Quant à l’espace client EDF, il est utilisé et très apprécié pas nos services. Il leur permet de consulter le détail de chaque compteur et donc à chaque entité d’avoir un pilotage vigilant de sa consommation.
V.B. : La dématérialisation des factures est un avantage important pour le fournisseur. Cela lui permet de réduire ses coûts d’impression, d’envoi et de stockage des factures et d’être payé plus rapidement, dès lors que le traitement par l’administration est facilité. L’accès au portail de dématérialisation des factures de l’Etat permet également au fournisseur de suivre, en temps réel, l’état d’avancement de leur traitement, jusqu’au paiement, ce qui est une véritable avancée.
Quels gains attendez-vous de cette grande réforme ?
G. M. : Principalement, des gains financiers et des gains de temps, pour tous, administration et entreprises. Pour le fournisseur, le coût d’émission d’une facture dématérialisée est estimé à 5 € alors que pour une facture papier il est estimé entre 8 et 9,50 €. Concernant l’administration, le coût de traitement d’une facture dématérialisée est estimé à 7,50 €, alors qu’il est estimé à 13,50 € lorsque c’est une facture papier. Au niveau européen, pour les 27 pays, les gains de la dématérialisation et de la simplification sont estimés à 1,5 milliard d’€.
Les gains de productivité pour l’administration sont également importants. Le temps de traitement d’une facture est diminué : si les données obligatoires sont présentes, la facture arrive quasi instantanément dans le SI de l’Etat.
Ainsi, la dématérialisation des factures va favoriser la réduction des délais de paiement des fournisseurs.
En synthèse, cette évolution conduit à des relations plus simples, plus sécurisées et plus efficaces entre les différents acteurs de l’économie, tout en protégeant l’environnement par la réduction de l’empreinte carbone.
Estimations GS1 (mars 2010)
GS1 : Global Standards est un organisme mondial actif dans le domaine de la normalisation des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique
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